Adatkezelési tájékoztató — az Almanach ügyfélportál

Ez a tájékoztató az Almanach ügyfélportál (portal.almanach.live, a továbbiakban: Portál) használatáról szól: a regisztrációról, a fiókról, az ajánlatokról, az előfizetésekről, a számlákról és a ticketekről. A nyilvános weboldal (almanach.systems) és a bemutató-kérő űrlap adatkezeléséről a weboldal adatvédelmi tájékoztatója szól.

Az Almanach szolgáltatás keretében az Ön szervezetének rendszereiből elérhetővé tett adatokat (például adatbázisok, dokumentumok) nem ez a tájékoztató szabályozza: azokra nézve mi az Ön szervezetének adatfeldolgozója vagyunk, és a feltételeket a vele kötött adatfeldolgozási megállapodás tartalmazza. [kitöltés alatt]

Hatályos: [kitöltés alatt]-tól.

1. Az adatkezelő

• WeloTech Szolgáltató Kft.
• 1037 Budapest, Toronya utca 20/A.
• Cégjegyzékszám: 01-09-963167
• Kapcsolat adatvédelmi ügyekben: info@almanach.systems

Adatvédelmi tisztviselő kijelölésére nem vagyunk kötelesek, ezért nem jelöltünk ki. [kitöltés alatt]

2. Kiknek az adatait kezeljük

A Portál szervezeteknek szól: a szerződő fél mindig egy szervezet (cég, egyéni vállalkozó, intézmény). Személyes adatot a szervezet nevében eljáró felhasználóktól (kapcsolattartók, ügyintézők) kezelünk, valamint azoktól, akik a weboldalon keresztül ajánlatot kérnek.

3. Milyen adatot, mire, milyen jogon és meddig

3.1 Regisztráció és felhasználói fiók

Cél: a Portál használata — belépés, az Ön szervezetének ajánlatai, előfizetése, számlái és ticketjei. Belépni jelszóval vagy az e-mailben küldött egyszeri belépési linkkel lehet.

Jogalap: az Ön szervezete és mi közötti szerződés teljesítéséhez és előkészítéséhez fűződő jogos érdek (GDPR 6. cikk (1) f)) — a szervezet nevében eljáró kapcsolattartó adatai nélkül a szervezettel nem tudunk kapcsolatot tartani. Ha Ön egyéni vállalkozóként maga a szerződő fél, a jogalap a szerződés teljesítése (6. cikk (1) b)). [kitöltés alatt]

Meddig: a szervezettel fennálló szerződés megszűnése után 5 évig (a polgári jogi igények elévülési ideje), majd töröljük. Ha a fiókhoz soha nem tartozott elfogadott ajánlat, az utolsó belépéstől számított [kitöltés alatt] után töröljük.

3.2 Meghívó és ajánlatkérés a weboldalról

Ha a weboldal bemutató-kérő űrlapján megkeresést küld, válaszként meghívót küldhetünk az ügyfélportálra. A meghívó linkje aláírt és 30 napig érvényes; megnyitásakor a regisztrációs űrlap előre kitöltődik a megkeresésben megadott adatokkal (név, e-mail, cégnév, telefon). Ha ugyanarról a címről már van fiók, meghívó helyett belépési linket küldünk. 24 órán belül ugyanarra a címre nem küldünk újabb levelet.

A regisztrációval az eredeti üzenete ajánlatkérésként a szervezetéhez kerül. A megkeresés adatait (név, e-mail, cégnév, telefon, üzenet, a beküldés ideje és IP-címe) a weboldali tájékoztató szerint kezeljük: az utolsó kapcsolatfelvételtől 2 évig.

3.3 Szervezet és számlázási adatok

Jogalap: a számla kiállítása jogi kötelezettség (GDPR 6. cikk (1) c); az általános forgalmi adóról szóló 2007. évi CXXVII. törvény és a számvitelről szóló 2000. évi C. törvény).

Meddig: a kiállított számlák adatait — ideértve a számlán szereplő számlázási adatok pillanatképét — 8 évig őrizzük (számviteli törvény 169. §). A Számlázási profil élő adatait a szerződés megszűnése után a 3.1 szerint töröljük; a már kiállított számlákon szereplő adatok a 8 évig maradnak. [kitöltés alatt]

3.4 Ajánlatok és az elfogadás bizonyítéka

Az ajánlatot mi készítjük az Ön szervezetének; a Portálon megtekinthető, elfogadható vagy elutasítható. Az elfogadáskor rögzítjük, ki fogadta el, mikor, és milyen IP-címről.

Cél: a szerződés megkötésének bizonyítása.

Jogalap: szerződés előkészítése és teljesítése, illetve a bizonyításhoz fűződő jogos érdekünk (GDPR 6. cikk (1) b) és f)).

Meddig: elfogadott ajánlatnál a szerződés megszűnése után 5 évig; el nem fogadott, elutasított vagy lejárt ajánlatnál a lejárattól számított [kitöltés alatt].

3.5 Előfizetés, számlák, fizetés

Az elfogadott ajánlat rendszeres tételeiből előfizetés jön létre; az előfizetés ciklusonként számlát állít ki. Kezeljük a számlák összegét, tételeit, esedékességét, fizetési állapotát, a fizetés időpontját és a fizetési tranzakció azonosítóját.

Kártyás fizetésnél a kártyaadatokat nem mi kezeljük: a fizetés a Barion Payment Zrt. fizetési oldalán történik, mi csak a tranzakció azonosítóját és eredményét kapjuk meg.

Jogalap és meddig: mint a 3.3-ban — jogi kötelezettség, 8 év.

3.6 Ticketek

A Portálon nyitott ticketek szövegét, a válaszokat, a szerzőjüket és az időpontjukat kezeljük.

Cél: az Ön kérdéseinek, kéréseinek megválaszolása. Jogalap: szerződés teljesítése / jogos érdek, mint a 3.1-ben. Meddig: a szerződés megszűnése után 5 évig.

Kérjük, ticketben ne küldjön különleges adatot (egészségügyi, vallási, politikai adatot), és jelszót, hozzáférési kulcsot se.

3.7 E-mail értesítések

A Portál e-mailt küld: meghívót és belépési linket, értesítést a kiküldött ajánlatról, a számláról és a ticket-válaszokról. Ezek a szolgáltatás működéséhez tartoznak, nem hírlevelek — marketinglevelet nem küldünk. Jogalap és megőrzés: mint az adott ügy (3.1–3.6).

3.8 Biztonság és visszaélés-szűrés

Jogalap: a rendszer biztonságos üzemeltetéséhez fűződő jogos érdek (GDPR 6. cikk (1) f)).

3.9 Mentések

Az adatbázisról és a feltöltött dokumentumokról naponta titkosított biztonsági mentés készül, amely az Európai Unión belüli, a tárhelytől független tárhelyre kerül. A mentésekből egyenként nem törlünk: a törölt adat legkésőbb 12 hónap alatt kifut a mentésekből. Ha egy mentést vissza kell töltenünk, a korábban teljesített törléseket újra végrehajtjuk. [kitöltés alatt]

3.10 Sütik

A Portál csak a működéshez szükséges sütiket használ. Részletek: Süti-tájékoztató.

4. Automatizált döntéshozatal, profilalkotás

Nincs. Az ajánlatokat, a számlákat és a ticket-válaszokat ember készíti vagy hagyja jóvá; az előfizetési számlák a szerződés szerinti ütemezéssel készülnek, ez nem minősül Önre nézve joghatással járó automatizált döntésnek. [kitöltés alatt]

5. Ki fér hozzá

Az adatokhoz csak az arra jogosult munkatársaink férnek hozzá, a munkájukhoz szükséges mértékben. Az Ön szervezetének adatait a Portálon csak az Ön szervezetéhez tartozó felhasználók látják.

6. Kinek adjuk át — adatfeldolgozók és más címzettek

Az adatokat nem adjuk el, és a fentieken kívül harmadik félnek nem adjuk át — kivéve, ha jogszabály kötelez rá (például hatósági megkeresés).

Az Európai Unión kívüli adattovábbítás az EU–USA adatvédelmi keret (Data Privacy Framework) vagy az Európai Bizottság által jóváhagyott általános szerződési feltételek alapján történik.

7. Az Ön jogai

Ön bármikor kérheti:

• tájékoztatást arról, hogy milyen adatát kezeljük, és másolatot kaphat róla;
• helyesbítést — a telefonszámát és a számlázási adatait a Portálon maga is javíthatja, a többit kérésére javítjuk;
• törlést — kivéve, amit jogszabály miatt meg kell őriznünk (számlák: 8 év);
• az adatkezelés korlátozását;
• az adatai hordozható, géppel olvasható formában való kiadását;
• tiltakozhat a jogos érdeken alapuló adatkezelés ellen — ilyenkor az adatot nem kezeljük tovább, hacsak nincs kényszerítő erejű jogos okunk (például egy folyamatban lévő jogvita bizonyítéka).

A kérését a fenti címen jelezze. Legkésőbb 30 napon belül válaszolunk; a kérés teljesítése ingyenes.

Panasz

Ha úgy érzi, az adatkezelésünk jogsértő, elsőként keressen minket — igyekszünk rendezni. Emellett panasszal élhet a felügyeleti hatóságnál, és bírósághoz is fordulhat.

Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóság (NAIH) 1055 Budapest, Falk Miksa utca 9-11. · naih.hu · ugyfelszolgalat@naih.hu

8. Adatbiztonság

• A Portál kizárólag titkosított kapcsolaton (HTTPS) érhető el.
• A jelszavakat visszafejthetetlen formában tároljuk; a belépési linkek aláírtak és lejárnak.
• A túl sok sikertelen próbálkozást ideiglenes tiltással és robot-szűréssel fékezzük.
• A mentések titkosítva, a tárhelytől független helyen vannak (3.9).
• Adatvédelmi incidens esetén a jogszabály szerint járunk el, és ha az Önre magas kockázattal jár, Önt is értesítjük.

9. A tájékoztató változása

Ha a tájékoztató érdemben változik, az új változatot a Portálon tesszük közzé, a hatálybalépés dátumával, és e-mailben értesítjük a Portál felhasználóit.